Поскольку все современные организации имеют немалый документооборот, профессии секретаря и архивариуса, на которые с полным правом могут претендовать выпускники, получившие подготовки по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» востребованы всегда, независимо от отрасли, к которой принадлежат эти организации.
Секретарь — «правая рука» руководителей различного уровня.
Архивариус работает в архивах организаций, фондах хранения видео- и аудиодокументов, крупных организациях и предприятиях с большим документооборотом.
Все документы, сданные на хранение, он регистрирует и размещает на соответствующих полках в нужных папках согласно указанному в каталоге номеру.
Примерные вакансии:
• Помощник руководителя
• Специалист по общим вопросам
• Секретарь
• Специалист архива
• Документовед
• Архивариус
• Менеджер по общим вопросам
10 поводов задуматься о карьере в сфере делопроизводства и архивоведения
.
Вам стоит задуматься о карьере в сфере делопроизводства и архивоведения, если Вы:
1. Внимательны к мелочам
2. Аккуратны
3. Терпеливы
4. Любите спокойствие и стабильность
5. Имеете хорошую память
6. Обладаете способностями к изучению иностранных языков
7. Ответственно подходите к выполнению поставленных перед Вами задач
8. Доброжелательны к людям
9. Тактичность
10. Умение хранить секреты
Специалист по документационному обеспечению управления, архивист должен обладать профессиональными компетенциями, соответствующими видам деятельности:
1. Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.
• Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.
• Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.
• Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.
• Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.
• Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.
• Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
• Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
• Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
• Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.
• Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
2. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.
• Осуществлять экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.
• Вести работу в системах электронного документооборота.
• Разрабатывать и вести классификаторы, табели и другие справочники по документам организации.
• Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу).
• Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве.
• Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях.
• Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве.
Профессиональные праздники - День секретаря в России отмечается в третью пятницу сентября.
Решением коллегии Федеральной архивной службы России от 5 марта 2003 года установлен профессиональный праздник работников архивов, отмечаемый ежегодно 10 марта